Was ist Compliance Management eigentlich?
Frohes Neues Jahr zusammen! Wenn Sie diesen Blog lesen, interessieren Sie sich vermutlich für „Compliance“, also „die Einhaltung von“ gesetzlichen Vorschriften (und vielleicht auch Vorsätzen fürs neue Jahr?). Und genau darum geht es im Folgenden: Was ist Compliance Management eigentlich? Compliance womit genau, wirklich meinen Vorsätzen, mehr Sport zu machen und das Rauchen aufzugeben?
Der ursprüngliche Zweck von Compliance Management ist tatsächlich die Prävention von Korruption und Wirtschaftskriminalität. Der Trend wurde maßgeblich durch den Siemens-Schmiergeld-Skandal, der größten Korruptionsaffäre im Nachkriegsdeutschland, ausgelöst. Seitdem ist Präventionsarbeit bzw. die Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten Gesetze und unternehmensinterner Richtlinien aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken. Gesetzlich ergibt sich die Anforderung dazu übrigens mindestens aus dem §130 OWiG, sollten Sie ein Unternehmen leiten, empfehle ich einen Blick mal darauf zu werfen. Bei Unternehmen, die auf einen IPO zusteuern oder bereits gelistet sind, kommt noch §93 AktG zur Sorgfaltspflicht hinzu.
Je größer das Unternehmen ist, ggf. sogar auch börsennotiert oder dies anstrebend, desto größere Compliance Teams werden heutzutage gegründet, die mit Hilfe von mehr oder weniger effizienten Prozessen, Richtlinien und oft furchtbar langweiligen und unverständlichen Trainings für die Mitarbeiter (Korruptions-)Skandale verhindern und das Management vor Haftung schützen sollen. Häufig wird dabei die Kommunikation schlecht gemacht, der falsche Ton gewählt und der Mehrwert den Mitarbeitern nicht klar vermittelt, weshalb das Thema häufig unbeliebt ist.
Leider ist es auch inzwischen überhaupt aber nicht mehr klar, worum es bei Compliance eigentlich geht. Um das Einhalten der Neujahrsvorsätze eher nicht, vermutlich. Aber geht es nur Korruptionsprävention? Sicher nicht, eben auch das Einhalten von Recyclingvorgaben, Datenschutzbestimmungen, Kartellrecht, Geldwäschegesetz, Kapitalmarktrecht, Handelsgesetzen, Umweltgesetzen, Anti-Diskriminierungsmaßnahmen, Arbeitsrecht, und so weiter und so fort - und das Ganze auch auf internationaler Ebene -, sind inzwischen alles Themen, die unter Compliance eingegliedert werden. Natürlich gibt es je nach Unternehmensart, -größe und -branche unterschiedliche Schwerpunkte, die ein sorgfältiger Manager beachten muss. Welche Compliance Themen dabei genau für Ihr Unternehmen relevant sind, lässt dich mit Hilfe einer Risikoanalyse herausfinden. Basierend darauf kann dann ein, wenn man es richtig macht, effizientes, schlankes, zur Unternehmenskultur passendes Compliance Management System geschaffen werden (dazu mehr hier).
Kultur ist dabei das Stichwort, über einzelne Gesetze wollen wir hier gar nicht so viel reden. Am Ende ist Compliance ein Kulturthema, denn man kann sich noch so viele interne Richtlinien schreiben und Prozesse zum Einhalten von Gesetzen erstellen, wenn ein Mitarbeiter doch davon abweichen will, meistens, um sich selbst zu bevorteilen, dann helfen all diese Maßnahmen nichts. Das Einzige, was präventiv hilft, ist ganz aktiv eine Unternehmenskultur zu schaffen, die auf ethisch korrektem Verhalten beruht. Und zwar auch in Abwesenheit von Regeln, denn nichts kann abschließend geregelt oder antizipiert werden, wenngleich man natürlich sein Bestes geben sollte. Aus dem Grund, dass Compliance also vielmehr ein Kultur- und Bildungs-, als ein juristisches Thema ist, empfiehlt es sich, die Betrachtungsweise zu ändern und das Thema eben nicht aus der Sicht „Einhaltung von xy“ zu betrachten und den Begriff „Compliance“ zu verwenden, den eh keiner versteht (und gerne mit „Complaints“ und im nächsten Schritt dem „Customer Service“ verwechselt wird...), sondern alles unter dem Begriff „Business Ethics“ anzuschauen. Das kommt auch der Tatsache, dass es in den letzten Jahren diesen oben beschriebenen Wildwuchs an vermeidlichen Compliance Themen gegeben hat, zugute. Am Ende kann nämlich alles unter „Ethics“ zusammengefasst werden – also dem ethisch korrekten Verhalten im Geschäftsalltag in allen Belangen und der Einhaltung der Gesetze aus den verschiedensten für ein Unternehmen relevanten Bereiche.
Die Vorteile von Compliance Management auch in kleineren Unternehmen
So, und warum sollte man sich, abgesehen von Gesetzen, jetzt als vielleicht auch eher kleines oder mittelständisches Unternehmen mit diesem Thema beschäftigen, wo Ethics und Compliance Management doch vermutlich keinen Umsatz generiert, sondern erstmal Arbeit macht? Nun, genau das ist eben zu kurz gedacht. Wenn Sie als Unternehmen durch Ihr Ethics Management glaubhaft nachweisen, dass Sie ein verlässlicher Geschäftspartner sind, hat das eine Vielzahl von Folgewirkungen, die Ihren Umsatz erhöhen werden und somit die Nachhaltigkeit Ihrer Unternehmung sichern können: Zunächst werden Sie für Investoren attraktiver. Denn wer investiert schon gern in ein Business, dass Gefahr läuft, wegen unethischem und/oder rechtswidrigen Verhalten den Betrieb einstellen zu müssen? Aus den gleichen Gründen werden sie für Geschäftspartner bzw. Kunden interessanter. Wenn diese sich darauf verlassen können, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung auch wirklich am Ende wie vereinbart zu erhalten, werden sie gerne auch in Zukunft mit Ihnen Geschäfte machen. Auch werden Sie Top Talents als Mitarbeiter anziehen. Neben dem Gehalt sind Unternehmenskultur und soziales Engagement des Arbeitgebers heutzutage wichtige Entscheidungskriterien für Arbeitnehmer, und je besser die Mitarbeiter motiviert und qualifiziert sind, desto besser ihre Leistung. Wer arbeitet nicht gern für ein Unternehmen, dass sich durch Fairness, Respekt, ehrliches Verhalten und Wertschätzung der Mitarbeiter auszeichnet? Wenn Sie dagegen mit Ihrem Unternehmen durch Fehlverhalten und Unzuverlässigkeit auffallen, wird das nicht nur Ihrer Reputation schaden, sondern kann auch zu schweren finanziellen Verlusten durch Anwaltskosten, verlorenen Verträgen oder Strafzahlungen führen. Genau das verhindern Sie mit einem gutem Compliance (bzw. Ethics!) Management System und können gleichzeitig mit einer wohlgeformten Unternehmenskultur und schlauer Kommunikation dieser Themen Ihre Mitarbeiter für die gemeinsamen Ziele nachhaltig begeistern!
Doch wie baut man sich sowas auf und ab welcher Unternehmensgröße sollte man damit beginnen? Und was kostet mich das?
Die gute Nachricht ist, das Ganze kann sehr kostengünstig aufgezogen werden. Software ist, mit Ausnahme eines Hinweisgebertools (dazu mehr in Teil 2!), nicht notwendigerweise vonnöten. Einzig sollten Sie sich gut beraten lassen, wenn Sie keinen Vollzeit-Compliance Manager einstellen wollen (und gute sind rar und teuer, weshalb gerade kleinere Scale-Ups das Thema eben gern outsourcen). Je früher Sie außerdem mit dem Aufbau einer Ethics und Compliance Kultur in Ihrer Unternehmung beginnen, desto besser. Dann kann diese von Anfang an mitwachsen und muss nicht im Nachhinein, weil zum Beispiel es plötzlich erfordern, den Mitarbeitern „übergestülpt“ werden. Nicht nur für die Akzeptanz, sondern auch die Glaubhaftigkeit ist ein früher Start von Vorteil.
Wenn Sie jetzt den dringenden Eindruck haben, sich dem Thema im Rahmen Ihrer Management-Verantwortung widmen zu müssen – sehr gut. Mehr Informationen zu effektivem und effizienten Ethics und Compliance Management und maßgeschneiderten Lösungen finden Sie hier. Wenn Sie kein dringendes Bedürfnis verspüren, ein vollständiges Compliance Management System zu implementieren, sollten Sie sich dennoch darüber bewusst werden, dass das Hinweisgeberschutzgesetz alle Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern verpflichten wird, Hinweiskanäle einzurichten, die ein Kernelement eines jeden Compliance Management Systems sind, ebenso wie ein Ethikkodex. Doch zu dem Thema Hinweismanagement mehr in Teil 2! Bis dann, kontaktieren Sie mich gern unter maxie@ethicsandcompliance.de bei Fragen.